时间管理“四象限法则”的四个象限如何区分(2)

　　针对四个象限的事情，相当多的资料给出了这样一个处理的指导意见：第一象限的事情要马上去做，第二象限的事要安排好计划去做，第三象限的事是授权别人去做，第四象限的事是尽量不要做。我们接下来逐个解除先是重要而紧急的事情，要马上做，这是没有问题的，但是在处理这个象限的事务的时候我们要时刻都要记住这样一个原则，就是马上做之前还有一个动作，就是判断这件事情能否往第二象限重要不紧急的方向转移，或许大家的结论都是悲哀的，现实状况下几乎是不可能的，但是如果我们作为自己时间的管理者都不能坚持来主导自己的时间，那么根本就不会有人会帮助你管理时间的，这也是反映了时间管理的最重要原则就是自主性。在面对紧急重要的事务的时候首先思考能否转移，询问事务的发起者发表自己的意见争取将事务的性质进行转变，另外还有就是提前准备。

　　第二象限是重要而不紧急，这一块的工作按道理来说就算是自己所做的工作计划中有序开展的内容了。因为是和目标高度吻合，而且已经提前做好了计划、有充分准备的工作，理所当然的这种类型的工作势必会是我们重视并且得到妥善处理的。而现实当中却是恰恰相反，第二象限的工作受到了第一和第三象限工作的挤压和阻拦，使得这个区域的工作很多时候由重要不紧急变成了重要而紧急，因为原本计划好的时间都被紧急的事情占用了，唯一的结果就是让不紧急变成了紧急。所以在对待第二象限的工作，我们要有一个坚持的态度，坚持一个原则底线，不管其他紧急的事情如何扑面而来，也不要让其影响到这个象限的事情。一旦发现紧急的事情造成恶劣的影响，有人就会说那我加班来处理不就行了嘛?加班就是一种不良现象，就是因为时间管理不科学才迫使你要加班，所以说时间管理中出现加班就是管理失败的表现了。在四个象限当中，第二象限的工作是最重要的也是最体现我们的时间管理的质量的，这是时间管理中的第一原则。

　　第三象限是紧急不重要，这是一个很纠结的区域，既然是紧急的事情，那么按照我们的思维习惯那就要赶紧去完成它，但是它却不重要，也就是说它极有可能不在我们的目标范围之内的，是属于额外的不可预见的事情，而且最最为关键的是，这些紧急不重要的事情很有可能是由一些“极为关键”的人所下达的。稍微不慎，会导致极其恶劣的后果，那可如何是好。好多网络上的材料给出的指导意见是：授权别人去做。先不讨论这种方法的实际操作性，光是这种做法的逃避态度我觉得就不是很恰当了。凭什么别人就愿意接受你的授权呢?凭什么你就能授权呢?最重要的是?有多少人具备这种授权的资源呢?或许有些人能过做到，例如管理者确实可以将一些紧急不重要的事情，例如出席其他部门组织的一些本部门关联性较低的会议。但这些都是针对具备管理权限的人所设置的。最起码一点---授权是目标管理的一种手段，其存在的最基本因素是必须有部属。而对于大部分没有部属的人而言，授权似乎只是一种飘渺虚幻的概念而已。对待紧急不重要的事情，我给出的意见是可推则推，推不掉也要告诉对方你的态度，另外还有就是分门别类的把这些所谓的“紧急不重要”的事务记录下来，作为下次对方又要你处理类似事务的谈判筹码。当然，推的意思不是说要推卸责任，推的目的是在确认这项工作确实是属于你的工作职责范畴的基础上尽最大能力将其转化为不紧急的事务。在再说上面提到的授权，在我看来恰恰是这样的授权过多过滥，而导致了很多人每天不得不面对众多的“紧急而不重要”的事务的一个重要原因。或者我们的一些管理者在要求自己的部属在执行一些临时下达的任务的时候，想一想是否自己就是那个造成自己部属过于忙乱的原因之一。

　　最后一个象限是不紧急不重要，相对而言，我是最不认可这个象限的说法的，哲学上说：存在的就是有意义的，任何事务都有着其存在的价值，就算是不紧急不重要，但并不代表它没有作用。但是翻遍我能看到的所有关于四象限法的材料中都对第四象限的事务是这样一个态度：不紧急不重要的事务，尽量取消不要去做。在讨论应该如何对待第四象限的事务前，我们首先来对这个定义套进我们认为想匹配的事务：看电影、锻炼身体、打牌、聊天、唱卡拉OK、浏览与工作无关的网页。。。。。。我提供我的态度和大家分享：这些看似不重要的事情其实是我们工作和生活中的润滑剂，是调节工作强度和生活压力的的调和品，就拿锻炼身体来说，有些人会认为这是属于重要不紧急事项，所以有人会很有规划的锻炼身体，也有人喜欢看电影，所以计划每周看一场。所以结论就是：这些放在第四象限的事情有些我们要根据自己的价值观取向来决定是否需要调整，那些看似无关紧要的事情也请做好规划，只是规划的时候要有意识的将其所占时间的比例降到最低，例如打牌唱歌，每天都要参与，那就不是娱乐活动而是成为一份工作了。

　　四个象限的事务因应其重要性和紧急性，在我们的时间安排中占据比例各不相同，这里给出一个参考比例大家可以对照自己的实际情况进比对分析，第一象限占20%，第二象限占65%，第三象限站10%，第四象限占5%。这些数值只是反映了一个概念，没有绝对的意义，因为实际上没有人能过做到准确无误的统计每时每刻所发生的事情所占用时间的绝对量。最后我们总结一下，时间矩阵也叫四象限法是提供给我们一项对待时间管理的工具和概念，让我们在做计划和面对各项事务的时候要有一种良好的态度习惯，不但要有主动积极的态度还要有科学合理的思维习惯。